Guida completa alla pianificazione e all'organizzazione di un torneo di pallavolo

Che sia per una raccolta fondi di beneficenza, un campionato ricreativo competitivo, o un campionato di club, ospitare un torneo di pallavolo è un ottimo modo per vivere un'intera giornata di pallavolo. È divertente per i giocatori, allenatori, e spettatori. E, se è pianificato bene, non deve essere una giornata piena di stress per gli organizzatori.

Ospitare un torneo di pallavolo è una grande impresa. Ma vuoi conoscere il segreto per organizzare un torneo di pallavolo senza stress? (Bene, poco stress, almeno.) Devi fare la maggior parte del lavoro in anticipo. La maggiore preparazione e pianificazione che fai PRIMA del giorno del torneo renderà la giornata molto più agevole per te. Ad essere onesti, una volta iniziata la giornata, se hai pianificato bene il programma, la giornata si svolgerà da sola. Dovrai solo essere disponibile per qualsiasi risoluzione dei problemi.

Costi per ospitare un torneo di pallavolo

Prima di entrare nei dettagli, è una buona idea avere un'idea di quali saranno i costi stimati. Questi variano a seconda del tipo di torneo che stai organizzando, ma in generale di seguito è riportato un elenco di costi comuni per ospitare un torneo di pallavolo:

• Luogo
• funzionari
• Segnapunti (a meno che tu non stia assegnando giocatori che si trovano tra una partita e l'altra)
• Premi o premi in denaro
• Noleggio attrezzatura (se non coperta dal permesso della sede)
• Assicurazione (se non coperta dal permesso della sede)

Tre fasi per ospitare un torneo di pallavolo

Un buon modo per pensare all'organizzazione di un torneo di pallavolo è suddividerlo in tre fasi: Pianificazione , organizzazione , e Esecuzione del giorno.

Dai un'occhiata al pratico, scaricabile Lista di controllo per la pianificazione del torneo alla fine dell'articolo per un rapido riassunto di ogni fase.

1. Pianificazione

La fase di pianificazione è quando decidi molti dei dettagli preliminari. Una volta confermati questi dettagli, puoi passare più facilmente all'organizzazione e alla gestione del torneo.

Scegli una data

• Scegliere una data non è necessariamente facile come controllare il tuo programma per un weekend aperto. Ti consigliamo di iniziare con due o tre opzioni in mente, quindi iniziare a chiamare in giro per un luogo disponibile. Potrai selezionare la tua data in base alla disponibilità dei luoghi che si adattano alle tue esigenze.
• Pensa anche ad altre occasioni che vorrai evitare, come le vacanze o i weekend lunghi (a meno che, Certo, il tema del tuo torneo è la vacanza stessa).
• Considera anche se il maltempo potrebbe essere un fattore durante alcuni mesi. È difficile pianificare il tempo, ma vorrai sicuramente avere un piano di comunicazione in merito a potenziali cancellazioni (maggiori informazioni di seguito)

⇒ Conferma la sede

• Ci sono sempre scartoffie coinvolte nell'affitto di una sede, quindi assicurati di darti abbastanza tempo per completare il processo di registrazione, soprattutto se è la prima volta che utilizzi la sede che hai selezionato.
• Non dimenticare di chiedere se tutta l'attrezzatura è inclusa, o se avrai bisogno di portare la tua attrezzatura. In realtà è comunque una buona idea avere un po' della tua attrezzatura extra, come carte segnapunti e antenne, poiché questi articoli a volte sono difficili da trovare in locali tecnici disordinati.
• Assicurati di chiedere informazioni sull'assicurazione. È incluso in alcuni luoghi, ma non con gli altri, quindi assicurati di essere coperto. Se stai organizzando un torneo di campionato, i giocatori saranno probabilmente coperti attraverso il loro campionato. Però, se stai facendo una chiamata generale per i team, dovrai assicurarti che i giocatori siano coperti nel caso qualcuno si faccia male.

⇒ Decidi i tipi di squadre da invitare

• Se il torneo è per un club o una lega ricreativa, questo è un passaggio facile. Però, se stai cercando di fare una chiamata più ampia per una raccolta fondi di beneficenza o squadre ricreative, dovrai restringere i tipi di squadre. Stai cercando di fare un uomo, Da donna, o torneo coed? Se è misto, quali saranno le regole del formato della squadra (come il numero minimo di giocatrici, e sarà misto o rovesciato a sei).
• Dovrai anche essere chiaro sul livello di concorrenza. L'ultima cosa che vuoi è non abbinare un prodotto altamente competitivo, squadra d'élite con una squadra ricreativa per divertimento. Non aver paura di offendere potenziali squadre:non è divertente per nessuno essere mal abbinati. E le persone di solito sono abbastanza oneste riguardo al loro livello di abilità.
• Se hai una vasta gamma di squadre che desiderano registrarsi, aggiungere diverse divisioni. In questo modo puoi ospitare più di un tipo di squadra. Per esempio, potresti includere una divisione competitiva e ricreativa, o una divisione maschile e femminile.

⇒ Imposta un biglietto d'ingresso

• Se il torneo è per una raccolta fondi di beneficenza, allora vorrai impostare le commissioni di squadra abbastanza alte da coprire i costi di gestione del torneo, potenzialmente un premio in denaro per la squadra vincitrice, e poi, naturalmente, rimangono dei fondi per la donazione.
• Se il torneo fa parte di un club o di una lega, alcuni o tutti i costi potrebbero essere già stati incorporati nella quota di iscrizione annuale.
• Impostare la quota di iscrizione potrebbe essere difficile prima di sapere quante squadre si registreranno. Considera di organizzare il torneo solo se si registra un numero minimo di squadre (che è importante quando si imposta il programma, pure). In questo modo sarà più facile calcolare i costi previsti e determinare il miglior biglietto d'ingresso.

Sponsor

• Contatta alcune aziende locali per vedere se sarebbero interessate a donare premi in denaro o merce per i premi in cambio di pubblicità durante il torneo.

⇒ Imposta una data di scadenza per la registrazione

• La data di scadenza della registrazione dovrebbe essere 1-2 settimane prima del giorno del torneo.
• Questo è importante per aiutarti a organizzare il programma, e determinare il numero di funzionari e attrezzature necessarie.
• Una volta che una squadra si registra con te, non dimenticare di inviare loro una conferma che sono effettivamente iscritti al torneo, in modo che possano andare avanti e finalizzare le loro squadre. Questo è anche un buon momento per inviare loro le regole del giorno in modo che possano essere preparati, indicazioni, e ogni altra istruzione pertinente.

⇒ Premi del torneo

• Decidi quali saranno i premi. Tipicamente, primo, e qualche volta, premiate le seconde classificate, anche se è una raccolta fondi di beneficenza.
• I premi in denaro sono piuttosto popolari, soprattutto perché sono facili da organizzare e ben accolti dai team. L'importo del premio in denaro non deve essere molto; anche il recupero della quota di iscrizione è gradito.

Piano di comunicazione

Ci sono molte parti in movimento nell'ospitare un torneo di pallavolo, quindi è una buona idea delineare il tuo piano di comunicazione durante la fase di pianificazione.

• Avere un contatto primario per ogni squadra, preferibilmente via e-mail (in modo da poter contattare tutti in una volta), o almeno per telefono. In questo modo puoi comunicare facilmente i dettagli del torneo, e inviare eventuali avvisi di cancellazione che potrebbero sorgere.
• Assicurati di aver condiviso il TUO modulo pertinente di informazioni di contatto nel caso in cui una squadra debba ritirarsi dal torneo all'ultimo minuto. Questo dovrebbe essere un telefono cellulare che avrai con te durante il torneo, e controllerò frequentemente.
• Circa una settimana prima del torneo, inviare tramite e-mail le seguenti informazioni ai contatti del team principale:
  • Regolamento e programma del torneo
  • Indicazioni per il luogo, e tutte le informazioni pertinenti, come il parcheggio o quali porte utilizzare.
  • Orario di inizio del torneo, e se le squadre che giocano per prime dovranno aiutare a preparare le reti.
  • Se i bambini sono ammessi in palestra. A volte il permesso di locazione della sede non consente ai bambini di età inferiore a una certa età a causa delle passività assicurative.
  • Se verrà allestito uno stand in concessione o merce, e quali forme di pagamento saranno accettate. I giocatori spesso imballano la luce per un torneo, quindi dovranno pensare a portare forme di pagamento in modo da non perdere.
• Il giorno del torneo, avere una riunione del capitano della squadra come prima cosa al mattino, prima che qualsiasi partita sia stata giocata, per fare un rapido riassunto del flusso della giornata, coprire alcune delle regole chiave, e tutti i messaggi chiave che i giocatori devono conoscere (come, c'è un pranzo programmato, eccetera). È quindi responsabilità dei capitani delle squadre informare il resto dei loro compagni di squadra.

2. Organizzare

Ora che sai quando, dove, e quante squadre, puoi iniziare ad organizzare la giornata stessa.

⇒ Crea il programma

• Un tipico torneo di pallavolo inizia con un round robin, che mette le squadre in gruppi (o gruppi). A seconda del numero di squadre iscritte, di solito non c'è abbastanza tempo per tutte le squadre di giocare tra loro. Così, mettendoli nelle piscine, le squadre giocheranno contro tutte le altre squadre del proprio girone, ed essere testa di serie (classificata) per il round di spareggio.
• Per esempio, un torneo di pallavolo a dodici squadre consisterebbe probabilmente di 3 gironi con 4 squadre in ogni girone. Ciò garantisce anche a ciascuna squadra un minimo di tre partite prima di passare al seeding del campionato.
• Lo scopo del round robin è classificare le squadre in base al numero di partite vinte. Per questa parte del programma, si usano parentesi (vedi sotto).
• Decidi se il girone di spareggio è a eliminazione singola o doppia. Eliminazione singola significa che non appena una squadra perde il primo turno di playoff, sono fuori dal torneo. Doppia eliminazione significa che sono fuori dal torneo dopo aver perso due partite di playoff.
• In base al numero di squadre iscritte e al numero di campi disponibili nella sede, impostare il programma assegnando le squadre ai tribunali. I pool sono spesso assegnati allo stesso tribunale, in modo che i giocatori non debbano spostare tutte le loro cose dopo ogni partita, ma questo dipenderà dal numero di squadre e campi.
• Concedi abbastanza tempo tra le partite per un riscaldamento di base, e per le squadre di fare i bagagli e uscire dal campo. Avere un po' di tempo di buffer tra le partite aiuta anche i diversi pool a rimanere relativamente vicini nel tempo (anche se non sempre!) E dà agli arbitri un po' di pausa.
• Decidi se vuoi fissare una pausa pranzo, o semplicemente iniziare i playoff non appena tutte le squadre hanno finito di giocare il round robin. Avere una pausa pranzo designata è bello perché consente a tutte le squadre di prendersi una pausa contemporaneamente, ed evita che alcune squadre inizino subito le partite di playoff senza un po' di tempo per mangiare e riposare. Però, può anche allungare molto la giornata.

⇒ Crea i gironi del torneo

• Il turno di spareggio è il momento in cui le squadre iniziano a incrociarsi e a giocare con squadre di altri gironi, in base alla classifica del round robin. Questo è anche il momento in cui le squadre iniziano a essere eliminate dal torneo in base alla perdita di una partita, quindi è estremamente importante ottenere la posizione corretta.
  
• Le parentesi vengono utilizzate per delineare il percorso di ciascuna squadra attraverso le partite di spareggio, sulla base di vittorie o sconfitte.
• Sicuramente vorrai tirare fuori le tue staffe prima del giorno del torneo usando il tabellone e i pennarelli Bristol, lasciando degli spazi vuoti per i nomi delle squadre da aggiungere il giorno del torneo. Puoi persino generarli online.
• Le staffe saranno attentamente esaminate durante il torneo da allenatori, Giocatori, funzionari, e anche spettatori, quindi se non hai esperienza nella configurazione, vorrai sicuramente chiedere aiuto.
• Assicurati di avere chiare procedure di spareggio, che vengono condivisi con i team in anticipo. E attieniti a loro. Non c'è niente di peggio che avere allenatori, Giocatori, arbitri, e persino gli spettatori che cercano di capire quale squadra dovrebbe effettivamente passare al prossimo round di playoff, e quale squadra viene eliminata. La tensione può aumentare durante i playoff (anche per i tornei ricreativi!), quindi pianifica bene per evitare mal di testa in seguito.

Assumere funzionari

• Una volta redatto il programma, puoi determinare di quanti arbitri avrai bisogno per la giornata. Gli arbitri hanno un costo, quindi vuoi organizzarlo in modo accurato, in modo da non incorrere in addebiti inutili.
• A seconda del livello di competitività del torneo, un modo per risparmiare sui costi è far arbitrare le partite durante il round robin ai giocatori delle squadre che non sono presenti. Ovviamente non ci si dovrebbe aspettare un alto livello di arbitraggio da questi volontari, e dovrebbe esserci anche una sorta di sistema d'onore da parte delle squadre che giocano per chiamare alcune delle proprie violazioni (come ammettere di aver toccato la rete durante un muro).
• Un altro modo per ridurre un po' i costi è avere un solo arbitro durante il round robin e le prime partite di playoff, e poi aggiungi il secondo arbitro alla partita di campionato.

3. Correre la giornata

ahh, tutto il duro lavoro è fatto! Ora, puoi sederti e lasciare che la giornata scorra da sola! Bene, non proprio. Ma, a causa di tutto il duro lavoro che hai fatto prima del tempo, la tua giornata dovrebbe scorrere molto più agevolmente. Ma, sì, hai ancora del lavoro da fare.

Materiali da portare

È estremamente importante che tu abbia con te i seguenti oggetti il ​​giorno del torneo.

• Palle da gioco

Prendi in considerazione l'idea di portare un numero sufficiente di palloni da pallavolo di buona qualità da utilizzare come palline da gioco. Anche se le squadre avranno le proprie palle, non puoi fare affidamento sul fatto che ognuno di loro ne abbia di abbastanza decenti. Anche, a volte il permesso della sede non include tutte le attrezzature, o anche se lo fanno, potrebbero essere di scarsa qualità. Qualche volta, è meglio portare il proprio.

• Pennarelli e pennarelli extra

Avrai bisogno di pennarelli e penne per mantenere aggiornate le parentesi, e avrai inevitabilmente bisogno di più penne per i segnapunti. In realtà è una buona idea legare una penna allo spago e fissare lo spago a ciascuna tabella di segnapunti, oltre a registrare una copia del programma. Questi oggetti spesso scompaiono!

• Nastro adesivo

Il nastro adesivo verrà utilizzato per registrare i gironi del torneo di pallavolo e una copia del programma in una posizione centrale fuori dalla palestra. Tieni presente che spesso ci sarà un piccolo gruppo che si raduna intorno al girone per controllare la classifica della squadra, quindi scegli una posizione in grado di gestire un traffico elevato e una piccola folla di persone.

• Copie del programma

Assicurati di avere abbastanza copie del programma per registrarne una su ciascuna delle tabelle del punteggio, e poi alcuni in posizioni chiave dentro e intorno alla palestra. E assicurati sempre di conservarne almeno una copia per te!

• Copie delle schede di formazione della squadra per gli allenatori

Avere copie extra delle carte formazione squadra. Anche se finisci con degli extra, possono essere utilizzati per tornei futuri.

• Calcolatrice

Avrai sicuramente bisogno di una calcolatrice ad un certo punto della giornata per calcolare la classifica della squadra. Se hai bisogno di passare a procedure di spareggio, sicuramente non vuoi fare questa matematica nella tua testa! Potresti anche avere un pubblico, e vorrai essere assolutamente certo che i tuoi calcoli siano corretti.

• Carta extra

Non sai mai quando questo tornerà utile.

• Appunti o raccoglitore

Questo non è obbligatorio, ma è utile conservare tutte le tue informazioni in una posizione centrale.

• Informazioni di contatto del team

Che si tratti di una copia cartacea del numero di telefono di tutti o di un mucchio di e-mail sul tuo smartphone, assicurati di avere un modo per entrare in contatto con ciascuno dei contatti principali del team. Questo è estremamente importante se il torneo viene annullato a causa del maltempo:sicuramente non vuoi che le squadre che guidino in caso di maltempo si presentino solo in una palestra vuota!

• Informazioni di contatto dei funzionari

Stesso discorso per i funzionari.

• Kit di pronto soccorso e impacchi di ghiaccio

Spero che tu non debba usare un kit di pronto soccorso o impacchi di ghiaccio, ma è una buona idea essere preparati. Le squadre dovrebbero anche portare il proprio, ma non ci puoi contare. Tieni a portata di mano degli impacchi di ghiaccio "istantanei" (sai, il tipo che si stringe per attivare) in modo da non dover trovare un congelatore per loro.

⇒ Prima dell'inizio del torneo

• Arriva in palestra non appena i permessi te lo consentono, almeno 60-90 minuti prima dell'inizio della prima partita. Questa finestra sarà il tuo momento più impegnativo, e non c'è niente di peggio che le squadre che iniziano ad arrivare mentre stai ancora preparando le cose.
• La prima cosa da fare è iniziare a creare i tribunali. Ma, non provare a fare tutto da solo! Chiedi l'aiuto degli altri. Fai sapere alle squadre che se stanno giocando per prime, sono responsabili dell'istituzione dei tribunali, comprese le reti, antenne, i funzionari stanno in piedi, e imbottitura di sicurezza per i pali.
• L'altezza netta delle donne è di 2,24 metri (o 7 piedi e 4 pollici) e l'altezza netta degli uomini è di 2,43 metri (8 piedi). Se stai organizzando un torneo misto, l'altezza della rete dipenderà dalle regole specifiche che hai selezionato per il tuo torneo, ma di solito è impostato all'altezza delle donne.
• Dopo che i tribunali sono stati istituiti, controlla ogni campo per assicurarti che le antenne e le protezioni di sicurezza siano state aggiunte. Anche il funzionario di ogni tribunale confermerà questo, ma risparmierai un po' di tempo se lo identificherai prima.
• Preparare i tavoli e le sedie del segnapunti, e assicurati che ogni tabella contenga i seguenti elementi:
  • una copia del programma attaccata ad esso
  • penne per segnare
  • segnare le carte flip
  • abbastanza tabelloni per ogni partita
  • schede formazione squadra
• Nastro le parentesi del torneo e le copie del programma in una posizione centrale.
• Identificare ciascuno dei tribunali con un numero. Quando le squadre iniziano ad arrivare, cercheranno la corte 1, tribunale 2, eccetera, quindi non dimenticare di aggiungere queste etichette! Anche un pezzo di carta attaccato al supporto dell'arbitro funzionerà (ricordi quella carta in più che hai portato? Guarda come ti torna utile!).
• Assicurati che ci sia spazio per gli spettatori. Disporre panche o sedie lungo le linee laterali, e assicurati che ci sia un percorso chiaro tra i campi in modo che gli spettatori che indossano scarpe esterne non camminino sui campi.
• Ospita una riunione del capitano della squadra prima dell'inizio di una qualsiasi delle partite. Sii breve:benvenuto a tutti, identificarsi come organizzatore del torneo, ripassare il format del torneo, e condividere qualsiasi altra informazione rilevante sulle regole del torneo o sulla sede. Ricorda ai capitani delle squadre di riportare tutte le informazioni rilevanti al resto della loro squadra.

Durante il torneo

• Quando ogni gioco finisce, chiedi a uno dei segnapunti di portare a te (o a qualcuno a cui hai delegato questo compito) una copia del referto in modo che le parentesi possano essere aggiornate. È importante aggiornarlo il prima possibile al termine di ogni partita, perché è facile smarrire quei fogli di valutazione. Anche, la gente terrà traccia della classifica, quindi ti consigliamo di assicurarti che le parentesi riflettano le informazioni più aggiornate.
• Mantieni le cose il più in ordine possibile durante il giorno. Questo non solo rende l'ambiente più piacevole durante il giorno, rende anche la pulizia a fine giornata molto più facile e veloce.
• Renditi disponibile per qualsiasi risoluzione dei problemi. In qualità di organizzatore del torneo, potresti voler indossare una maglietta dai colori vivaci in modo da risaltare. Ci sarà inevitabilmente qualcuno che ti cercherà, quindi vorrai essere facilmente notato. O, a seconda della domanda, forse non tanto
• Guarda alcuni dei giochi! Non essere così impegnato nell'organizzazione da dimenticarti di guardare un po' di pallavolo. Sì, sarà una giornata impegnativa, ma ci saranno pause, quindi approfitta di un po' del tuo tempo libero.

⇒ Alla fine della giornata

• Presenta le squadre vincitrici con i loro premi, e ringraziamo tutti per il loro contributo alla giornata.
• Assicurati che tutta l'attrezzatura utilizzata sia riposta al suo posto. Chiedi ai giocatori di aiutare anche in questo. Questo include le reti, antenne, e pali, ma anche le tabelline, panchine, sedie, bidoni della spazzatura:tutto ciò che è stato spostato dal suo posto originale e utilizzato durante il giorno.
• Rispetta lo spazio della palestra! è spazio preso in prestito, quindi assicurati che il tuo gruppo si pulisca da solo. Una volta spostate le panche e i tavoli segnapunti dal pavimento della palestra, è incredibile quanta spazzatura viene lasciata indietro!
• Se hai intenzione di organizzare un altro torneo in futuro, annotare tutte le lezioni apprese, o cose che potresti migliorare per la prossima volta. Questo è utile da fare mentre è ancora fresco.

Quanto dura un torneo di pallavolo?

Questa è una bella domanda, soprattutto se non hai partecipato a molti tornei. Sfortunatamente, non è una risposta diretta. Tutto dipende dal numero di squadre, il modo in cui è stato impostato il programma, e quanto tempo impiega ogni singola partita. Il modo migliore per stimare quanto durerà un torneo è impostare un buon programma, e cerca di non deviare troppo da esso.

Ci sarà, Certo, essere giochi che durano più a lungo del previsto. Il modo migliore per cercare di rimanere nei tempi previsti è assicurarsi che le squadre siano sempre consapevoli di quando si giocherà la loro prossima partita.

Ci sono molte componenti per ospitare un torneo di pallavolo, ma se lo scomponi in fasi e rimani organizzato, vedrai che è piuttosto semplice, specialmente dopo averne eseguiti alcuni. Organizzare un torneo significa che il tuo torneo inizierà ad avere una buona reputazione, e ci sarà un continuo interesse da parte delle squadre che vogliono iscriversi. Ricorda che dovrebbe essere una giornata divertente e sicura, quindi divertiti!

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Lista di controllo per la pianificazione del torneo:

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Pianificazione

• Scegli una data
• Conferma la sede
• Decidi i tipi di squadre da invitare
• Imposta un biglietto d'ingresso
• sponsor
• Imposta una data di scadenza per la registrazione
• Premi del torneo
• Piano di comunicazione

organizzazione

• Crea il programma
• Crea il tabellone del torneo
• Assumere funzionari

Correre la giornata

• Materiali da portare:
  • Palle da gioco
  • Pennarelli e pennarelli extra
  • Nastro adesivo
  • Copie del programma
  • Copie delle carte della formazione della squadra
  • Calcolatrice
  • Carta extra
  • Appunti o raccoglitore (non obbligatorio, ma utile)
  • Informazioni di contatto del team
  • Informazioni di contatto dei funzionari
  • Kit di pronto soccorso e impacchi di ghiaccio
• Prima dell'inizio del torneo
  • Arrivare presto
  • Imposta i campi e i punteggi
  • Registra i tabelloni del torneo e pianifica in una posizione centrale
  • Etichetta i tribunali
  • Allestire lo spazio per gli spettatori
  • Ospita una riunione dei capitani della squadra
• Durante il torneo
  • Aggiorna i gironi del torneo dopo ogni partita
  • Metti in ordine tutto il giorno
  • Sii disponibile per la risoluzione dei problemi
  • Guarda alcuni dei giochi!
• Alla fine del giorno
  • Presenta i premi del vincitore e ringrazia tutti
  • Metti via tutta l'attrezzatura
  • Metti in ordine ogni spazzatura
  • Annota tutte le lezioni apprese per la prossima volta

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